Tips persediaan temuduga UM Ambassador

Hi readers, dalam entri yang lalu sis ada berkongsi pengalaman sis hadiri temuduga/penilaian untuk Duta UM. Seperti yang dijanjikan, entri kali ini sis akan berkongsi pula tips sebagai persediaan untuk menghadapi temuduga tersebut.

#1 Tips pakaian

Dalam emel yang sis terima, kod pakaian yang ditetapkan ialah smart casual dengan peringatan bahawa jeans, seluar pendek, baju tidak berlengan, selipar adalah tidak dibenarkan. Jadi, anda bolehlah memakai blouse dengan slacks atau kain labuh, baju kurung atau jubah, kemeja, tshirt berkolar dan kasut bertutup (tidak semestinya bertumit). Yang paling penting, pakailah pakaian yang selesa sebab assessment tersebut mengambil masa yang lama, time sis dulu dari 9am hingga 5pm.

#2 Kefasihan berbahasa Inggeris

Ini yang paling utama. Penilaian akan dilakukan sepenuhnya di dalam Bahasa Inggeris. Tahap Bahasa yang penemuduga gunakan juga agak tinggi. Anda mesti berupaya menyampaikan idea anda dengan matang dan jelas. Calon-calon yang lain pun English sangat bagus jadi anda mesti berdiri sama tinggi dan duduk sama rendah dengan mereka. Jika anda telah baca entri sis yang lepas, anda mungkin tahu bahawa tugas Duta UM berkisar dengan pihak luar yang majoritinya dari luar negara. Jadi, walau macam mana pun, anda mesti fasih berbahasa Inggeris untuk membolehkan anda melaksanakan tugas yang diberikan kelak dengan baik. Practice makes perfect so keep practicing!

#3 Bahasa tubuh (Body language)

Perhatikan Bahasa tubuh anda. Jaga posture badan apabila berdiri dan duduk. Do not slouch, jangan membongkok. Ini akan menunjukkan anda malu atau tiada keyakinan diri. Semasa pembentangan, berdiri dengan yakin dan gunakan hand gestures untuk menerangkan idea anda. Tumpukan perhatian juga semasa ahli kumpulan anda membentang. Apa yang sis perhatikan ada yang berpeluk tubuh semasa pembentangan dan ada juga yang menyorok di belakang rakan yang lain. Anda mesti menunjukkan bahawa anda setanding dengan calon-calon lain tidak kiralah lelaki atau perempuan.

#4 Buat pembacaan sebelum temuduga

Okay, seperti yang anda tahu akan ada ujian bertulis tentang latar belakang UM. Sebagai Duta UM, you are expected to know everything about UM sebab andalah wakil pelajar UM di mata pihak dari luar. Macam duta produk, mestilah kena tahu semua details tentang produk kan? Jadi buatlah pembacaan di laman-laman rasmi UM. Dapatkan informasi tentang sedikit sejarah penubuhan UM, orang-orang kuat UM, fakulti-fakulti, kolej-kolej, kemudahan yang ada, pencapaian UM dll. Memang susah nak hafal semua tapi sekurang-kurangnya anda tahu benda tu wujud dalam UM ni.

#5 Berbual dengan calon-calon lain

Semasa waktu makan, janganlah menyendiri main phone. Berbual lah dengan calon-calon lain. Kenali mereka and allow them to know you. Kebanyakan mereka ni pelajar-pelajar yang sangat berkepimpinan dan berkarisma. Kalaupun anda tak berjaya jadi Duta UM, sekurang-kurangnya anda dapat menambah kenalan. Dan kalau anda berjaya, anda perlu bekerja dengan mereka dalam pelbagai tugas. Semasa akhir penilaian ini juga anda perlu memberitahu kelebihan dan kekurangan setiap calon jadi kalau anda tak mengenali mereka macam mana kan? Dan mereka pun perlu mengenali anda untuk discover kelebihan anda.

#6 Tepati masa

The power of first impression is huge. Hadir tepat pada masa akan memberikan tanggapan yang baik terhadap diri anda. Dan kalau anda sampai lewat, anda pun jadi tak keruan, nervous, mengah dan lain-lain kan? Jadi biar anda tunggu orang jangan orang tunggu anda.

#7 Tonjolkan diri anda

Semasa pembentangan, akan ada sesi soal jawab. Pastikan anda turut menjawab pertanyaan yang diajukan. Jangan menjadi ahli pasif dan membiarkan sahaja ahli-ahli anda menjawab. Apa yang sis perhatikan ada kumpulan yang hanya seorang yang dominan sahaja menjawab semua soalan. Ini menunjukkan hanya individu tersebut sahaja yang betul-betul faham isi kandungan pembentangan itu. Volunteer to answer questions. Tonjolkan diri anda. Jangan menyorok di dalam bayang-bayang calon lain.

#8 Be yourself!

Akhir sekali, jadilah diri anda sendiri. After all, they have to like you for who you are, only then it will work. Inisiatif dan keberanian anda untuk memohon menjadi Duta UM itu sendiri sis rasa dan cukup membuktikan bahawa anda seorang pelajar yang berkelayakan. Jadi diri sendiri dan mereka akan dapat lihat keunikan anda.

Apa-apapun, yang paling penting, have fun! Ambil pengalaman ini. Dapat atau tidak, anda pastinya boleh belajar sesuatu yang baru dari pengalaman ni. Anda akan lalui banyak lagi temuduga selepas ini; projek, biasiswa, kerja; jadi bawa pengalaman ini untuk baiki diri dan menjadi lebih baik.

Harap tips yang diberikan bermanfaat untuk anda. Selamat maju jaya! Good luck! Jia you!

Pengalaman Interview UM Ambassador

Hi semua, semalam sis dapat berita baik. Rayuan kolej sis diterima! Alhamdulillah. Jadi tiga-tiga tahun belajar di UM sis menetap di Kolej Kediaman Bestari. Lepas ni bolehlah sis update gambar-gambar kemudahan di kolej tu ye.

Okay, untuk entri kali ini sis akan kongsi pengalaman temuduga Duta UM oleh ICR (International Corporate Relations) UM. Jadi kisahnya sis tak tahu pun kewujudan UM Ambassador ni sebab tugas mereka ni tidak berkait dengan pelajar atau in-campus. Satu hari sis dapat emel yang mengatakan sis shortlisted untuk hadiri temuduga sebagai Duta UM. Memang terpinga-pinga masa tu. Apa benda pulak ni? Seingat sis takda pulak apply apa-apa. Rupanya fakulti calonkan sis. Jadi dengan selambanya pergi je la temuduga tu.

Temuduga masa itu di awal semester 1 sesi 2015/2016. Sis ingat lagi, masa tu sedang berlangsung I-week untuk pelajar baru fakulti ekonomi. Lokasi temuduga di Level L, International and Corporate Relations (ICR) office, Chancellery Building, University of Malaya. Berlangsung dari pukul 9 pagi hingga 5.30 petang.

Ini tentatif temuduga yang diberikan.

Time	Programme
8:30 am	Registration of Candidates at the Information Counter in the Lobby of the Chancellery Building
9:00 am	Briefing & Introduction
9:30 am	Group Tasks
12:30 − 2:00 pm	Lunch Break
2:00 pm	Group Presentations & Interview
4.00 – 4.15 pm	Tea Break
about 5.30 pm	END

Jadinya, sampai-sampai di sana tanda kehadiran dan kami diberikan sarapan. Sementara menunggu semua calon sampai, berkenalanlah dengan calon-calon lain. Sangat membantu untuk mengurangkan rasa kekok.

Setelah semua hadir, kami diberikan briefing tentang apa itu Duta UM dan apa tugas Duta UM.

Duta UM atau UM Ambassadors ni ialah badan mahasiswa/mahasiswi yang akan membantu universiti atau secara spesifiknya membantu ICR dalam hal ehwal urusan organisasi luar. Antara tugas ICR ialah menghubungkan media dengan universiti dan menguruskan delegasi luar ke UM. Jadi duta UM akan membantu ICR dalam hal-hal yang berkenaan. Setelah diberi penerangan, barulah sis tahu kenapa Duta UM ni tak dikenali pun dalam kalangan pelajar. Sebabnya mereka hanya berurusan dengan pihak luar.

Antara tugas Duta UM ialah menyambut ketibaan delegasi antarabangsa contohnya dari universiti luar negara, berurusan dengan media semasa Hari Konvokesyen untuk mewawancara pelajar cemerlang, menjemput delegasi dari lapangan terbang, menyambut tetamu kehormat dan membawa delegasi melawat kampus. Setakat itu je yang sis tahu. Nanti kalau sis tahu lebih lanjut sis akan kongsikan.

Okay, setelah diberikan briefing, bermulalah sesi penilaian kami. P/s sesi penilaian ni dilakukan sepenuhnya di dalam Bahasa inggeris.

#1 Think on your feet

Ini ialah sesi ice-breaking yang dijalankan oleh senior yang merupakan presiden Duta UM sesi 2 tahun lepas rasanya. Sesi pengenalan yang luar biasa sebab anda mungkin ingat anda akan dapat perkenalkan diri anda seorang demi seorang dan ceritakan apa yang bagus tentang anda tapi tidak. Kami dikumpulkan dalam satu bulatan besar. Secara rawak, senior tersebut akan tanya kepada sesiapa beberapa soalan. Jika anda gagap atau lambat jawab anda akan disuruh untuk mundur satu tapak ke belakang. Di sini kami diuji untuk cepat berfikir dan pada pandangan sis, kita akan lebih jujur bila kita tiada masa untuk berfikir. Kita akan cakap benda pertama yang terlintas di fikiran. I personally like this session.

Antara soalan:

-          Perkenalkan nama, tahun pengajian, kursus, negeri asal – take note sebab orang lain pula akan ditanyakan nama dan latar belakang calon tersebut.

-          One good value/word to describe yourself – this is a tough one. Dan anda tak boleh ulang apa yang orang lain dah jawab. Bukan itu je, setelah anda give that one word, you will have to proof that you are that word. Contoh, sis kata disiplin. Dia akan persoalkan, buktikan apa yang membuatkan anda lebih berdisiplin dari semua calon di sini? Pehh, dah la gua tak kenal orang lain. Kena ada skill lawyer sikit di sini.

-          What is your first impression of me (senior)? – Hambik. Dia suruh bagi pendapat pasal dia pulak. You know what I said? Intimidating. Hahaha. Because he wassssss. Dia bukan macam tanya soalan tau. Dia macam interrogate.

-          Projek yang anda pernah ketuai – posisi anda di dalam projek tersebut, projek under apa, untuk apa.

Dan soalan-soalan ini semakin lama semakin laju dan tidak mengikut turutan. Jadi pada akhir sesi ni kita dapat lihat siapa yang masih kekal di posisi sama dan siapa yang dah jauh ke belakang.

#2 Ujian bertulis

Seterusnya, kami diminta menduduki ujian bertulis. Ada beberapa bahagian. Sis dah tak berapa ingat secara spesifik tapi antara jenis-jenis soalan yang diberikan:

i.                     Matematik asas (peratusan, simple finance, perpuluhan, ratio). Tak boleh guna kalkulator ye anak-anak. Haha percayalah, dah terbiasa guna kalkulator bila kena kira manual soalan simple pun jadi complicated. - soalan objektif ada pilihan jawapan.

ii.                   Pengetahuan am (RANDOM STUFF. NO JOKE. Sis ingat lagi salah satu soalan dalam bahagian ni, “What is the name of the last country if all countries were arranged in alphabetical order?” Ada pasal binatang, pokok. Dan bahagian ini soalan subjektif, tiada pilihan jawapan.

iii.                  Soalan tentang UM. Baca la sikit latar belakang UM. Boleh rujuk laman web UM. Contoh soalannya tentang cogan kata UM. Benda basic yang kebanyakan kita tak ambil tahu. Jadi silalah ambil tahu ye- soalan objektif ada pilihan jawapan.

iv.                 “Why should you be chosen as UM Ambassador and what can you contribute?”- Masa untuk menjual diri. Yang ni dalam bentuk esei tapi tak perlu panjang sebab takda banyak masa pun. Beri jawapan yang padat dan ringkas.

Sis tak ingat berapa lama masa diperuntukkan. Tapi kurang dari sejam rasanya. Mungkin dalam 30 minit. Jumlah soalan takdalah banyak pun. Don’t worry.

#3 Pembentangan berkumpulan

Seterusnya, kami dibahagikan kepada beberapa kumpulan dalam 5 orang setiap kumpulan. Kami diberikan kertas mahjong dan pen marker dan satu topik. 20 minit masa perbincangan dan perlu bentang di hadapan. Kalau tak silap sis topik yang kami dapat pada masa itu ialah Courtesy (maksud, kepentingan, siapa yang patut dipertanggungjawabkan mendidik, why is it not common in the society etc). Semua group dapat topik yang sama. Group kami end up tak guna pun mahjong paper tu. Kami bentang secara lisan je. Selepas bentang akan ada sesi q&a. Mencabar jugaklah soalan-soalan dia.

#4 Tugasan berkumpulan

Okay, bezanya tugasan ni ialah setiap kumpulan akan bentang di hadapan panel secara berasingan. Maksudnya yang pembentang #3 tadi tu bentang depan kumpulan lain. Tugasan #4 pulak setiap group akan masuk bilik penilaian tu ikut turn. Yang ni tricky. Asalnya kami diberikan tugas lain. Setiap kumpulan pilih satu wakil untuk bentangkan tentang tajuk yang diberikan. Masa tu, tugasannya “Bayangkan anda membawa delegasi dan di dalam kereta anda ditanyakan apakah yang menarik tentang Malaysia?” Guess what, my groupmates semua lelaki and they chose me to present!

Tapi, surprise surprise! Apabila turn kami sampai, masuk dalam tu panel tiba-tiba makin ramai. Then tugas yang diberikan totally different. Topik tugasan ditukar on the spot. Kami tak diberikan masa untuk berfikir/berbincang dan kami perlu jawab tugasan tu secara individu. Tugasannya ialah “You took a delegate to UM. Explain what you see on your left and right starting from KL Gate UM”. So kami diberikan giliran untuk menceritakan bangunan-bangunan di dalam UM. Bukan hanya nama bangunan tapi latar belakang bangunan tu sekali (secara ringkas).

Banyak je yang kami terlepas sebab susah kan nak bayangkan bila kita tak berada di situ. Tapi mereka akan bantu dan taklah strict sangat.

#5 Penilaian ahli kumpulan

Tugasan terakhir setelah selesai #4, kami diminta memberitahu panel tentang kelebihan dan kekurangan setiap ahli kumpulan. Fuyoo. Susah. Kami kenal pun tak sampai sehari. Mudah nak cari kelebihan seseorang tapi nak cari kelemahan tu dan nak cakap di depan orang tu sendiri pehhh, rasa macam tak layak nak judge orang on the spot. Tapi kami dipaksa jugak untuk cari 1 kelebihan dan 1 kelemahan so seberapa berat pun kena beritahu jugak.

Sebelum bersurai, panel memberi pandangan mereka tentang kami. Alhamdulillah, feedback yang kumpulan kami dapat sangat positif. “I think even all of you know this, your team is the strongest one today.” Feedback individu untuk sis juga memberangsangkan. “You have a strong presence among the girls today”. Terharu jap :')

So tu je lah. Nak tahu tak bila sis dapat tahu yang sis terpilih jadi Duta UM? Penghujung semester 2 sesi 2015/2016. Hahaha bayangkan, hampir setahun baru tahu keputusan. Mungkin ICR agak sibuk kut. Masa cuti semester baru-baru ni sis diberikan tugas pertama sebagai UM Ambassador iaitu membawa delegasi dari pelbagai universiti antarabangsa untuk melawat UM, specifically di Rimba Ilmu dan Muzium Seni UM sempena Mesyuarat Assoc. of Pacific Rim Universities (APRU) di Grand Hyatt KL. Wakil-wakil dari universiti ternama dari Jepun, China, Hong Kong, Australia, Mexico, Hawaii, Indonesia dll dipertanggungjawabkan kepada sis untuk bawa tour campus. Sis sorang tau bawa satu bas. Peh, seram sejuk. Tapi memang pengalaman manis yang tak dapat dilupakan :)

Baru-baru ni sis nampak emel membuka permohonan untuk jadi Duta UM sesi 2016/2017, itulah yang inspire sis untuk tulis tentang pengalaman sis ni. Good luck! Next entri sis akan kongsi tips persediaan untuk menghadapi interview tu nanti. Stay tuned!